国书院办公室主任杨蕾：管理办公室的艺术与方法摘要：国书院办公室主任杨蕾：管理办公室的艺术与方法 办公室是一个组织机构内部的重要部门，它作为组织内沟通的桥梁，协调各种资源和信息，承担绝大部分的行政管理工作。办公室的工作效
办公室是一个组织机构内部的重要部门，它作为组织内沟通的桥梁，协调各种资源和信息，承担绝大部分的行政管理工作。办公室的工作效率和服务质量直接影响到组织的形象和效益。在这个方面，作为一名办公室主任，我的经验是，管理办公室的方法和艺术不可或缺，下面将分享我的理解和经验。
方法：合理的组织结构和流程优化
提高工作效率首先要从组织结构入手，建立科学合理的组织结构是提高效率最基本的步骤，要实现任务分工明确，任务分工要合理。通过对于办公室工作职能、任务、人员设置的评估，制定职责清晰的工作流程，避免职责不明、工作重叠、调配不当等现象的发生。在任务安排上要做到因人而宜，根据职责和个人的能力，安排适当的任务，平衡每个人的工作量，提高每个人的工作动力和效率。
在流程优化方面，做到内部工作流程和与外部部门的接口问题同步考虑，统一规范流程、降低不必要的重复和延误，同时要使用系统化、精细化的管理流程，使得其在工作效率、流程透明度等方面都得到有效改善。
艺术：营造良好的工作环境
办公室是一个人员密集、空间相对封闭的场所，如何营造出一个舒适、开放、协作的工作环境成为关键。一方面，要引导员工保持积极上进的工作态度和工作热情，并定期组织员工培训，引导员工了解组织文化，以提高员工自我素质和组织凝聚力。另一方面，办公室劳动环境的舒适和卫生显然也直接影响到员工的工作效果，因此，要定期对办公室进行保洁和装饰改善，以提高员工的工作舒适度，减少员工疲劳感和身心疾病。
方法与艺术相得益彰
办公室的艺术是在优化方法的基础上实现的。在具体实践中，可以采用多种策略，如强化礼仪文化，建立工作荣誉制度、提高员工待遇；深化沟通方式和内部沟通制度，促进员工间的相互了解、信任和协作；激励员工的工作热情、提高工作积极性，让员工将办公室工作当成自己的事业和家庭一样珍视；以及在办公室内部营造轻松、和谐的氛围，让员工有更多的心理空间和精神空间，更好地实现自我实现和价值实现。
总之，管理办公室需要方法和艺术相辅相成的综合能力，方法部分保证管理执行的科学，艺术部分则激发管理执行的热情，具体落实中要注重方法和艺术的平衡，以此提高管理的效率和质量，努力为组织的发展添砖加瓦。
